A partir de julho, estima-se que mais de 20 milhões de empresas estarão sujeitas à transmissão das informações trabalhistas para o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Essa obrigação caberá a todas as empresas do País, incluindo as micro e pequenas empresas (MPEs) e os microempreendedores Individuais (MEIs) que tenham empregados.
Desde janeiro deste ano, cerca de 14 mil empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões passaram a transmitir dados referentes à folha de pagamento para o sistema eSocial. Estas organizações, segundo especialistas, não vêm enfrentando muitas dificuldades por que já contam com equipe capacitada para o envio das obrigações. Contudo, os pequenos negócios devem aproveitar os próximos dias para iniciar o procedimento de validação dos dados básicos dos funcionários e qualificação cadastral.
A Receita Federal já deu declarações afirmando que não deve alterar o cronograma do eSocial. Para os especialistas, é melhor não ficar contando com a prorrogação dos prazos e dedicar-se ao preenchimento das lacunas exigidas na primeira fase do eSocial: nome completo, data de nascimento, número do PIS, CPF e CEP dos colaboradores. Este é um momento simples, mas que em alguns casos pode requerer dedicação e levar tempo, avisam os especialistas.
Em muitos casos será necessário entrar em contato com os funcionários para levantamento de informações atualizadas. Se o empregador não detalhar tudo ou não colocar os dados corretos, o responsável não conseguirá validar e transmitir pelo eSocial. A necessidade de buscar informações corretas, poderá trazer preocupação em um primeiro momento, mas depois virão os ganhos. Em análise, considera-se, não ser possível, por exemplo, que um empregador não tenho o endereço completo do funcionário ou tenha no cadastro apenas um telefone antigo. Isso é mais comum do que se imagina e pode gerar dor de cabeça em algum momento.
Para cumprir as exigências e fazer a transmissão de dados, adverte o gerente da ID Seguro José Camilo de Oliveira Nagano, é importante utilizar um certificado digital válido. A transmissão dos dados por meio de certificado digital garante a origem e autenticidade das informações. “O certificado digital padrão ICP-Brasil, do tipo A1 ou A3, precisa estar válido para que a empresa não perca os prazos fixados. Por isso, é recomendável a renovação desse documento para evitar problemas”, comenta Nagano.
O cronograma contempla três grupos (grandes empresas, demais empresas privadas e entes públicos), sendo que cada um tem cinco fases. Quando totalmente implementado, o sistema substituirá 15 prestações de informações e reunirá informações de mais de 47 milhões de trabalhadores dos setores público e privado do País.
O eSocial não cria obrigações acessórias, apenas centraliza rotinas trabalhistas antes entregues individualmente, como o livro de registro de empregados e a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), dentre outros. Também inclui em seu sistema o envio de informações à Previdência Social, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O objetivo é a melhora geral da qualidade das informações sobre as relações de trabalho.
Se a empresa contratar um prestador de serviço pessoa física ou jurídica com algum tipo de obrigação previdenciária, tributária ou trabalhista, terá de enviar as informações ao governo imediatamente.
As penalidades do eSocial: Não enviar os dados do eSocial – R$ 500,00 por mês (lucro presumido) ou R$ 1,5 mil por mês (lucro real). Para ME/EPP há redução de 70% da multa. (art. 57 da MP 2.158-35/2001) Empregado não registrado – R$ 3 mil ou R$ 6 mil em casa de reincidência. Para ME/EPP a multa é de R$ 800,00. (art. 47 da CLT) Ausência de dados no registro – R$ 600,00 por empregado. (art. 47-A da CLT) Férias – R$ 170,26 por férias não comunicadas (art. 153 da CLT) Exames médicos obrigatórios (admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional) – R$ 402,53 a R$ 4.025,33 (art. 201 da CLT) Afastamento temporário do trabalhador – R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 92 da Lei nº 8.212/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018) Comunicação de acidente do trabalho (CAT) – Variável entre R$ 1.693,72 a R$ 5.645,80, aumentadas em caso de reincidência. (art. 22 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018) Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) – R$ 2.331,32 a R$ 233.130,50 (art. 133 da Lei nº 8.213/91 e art. 8º da Portaria MF nº 15/2018).
