O processo de desmaterialização de documentos nas empresas é irreversível. A cada dia, novas empresas aderem às aplicações que abolem o uso dos papéis utilizando módulos em ferramentas digitais que substituem processos e tarefas que antes poderiam demorar dias para serem realizados.
Como toda mudança cultural, percalços existem no caminho. Mas na avaliação de especialistas do setor, este processo não tem mais retorno. Usuários, empresas e governos comprovam que é mais produtivo e seguro usar documentos eletrônicos em suas rotinas de trabalho. E a tendência é que as aplicações como a certificação digital, por exemplo, cresçam cada vez mais.
Antes da criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), em 2001, para comprovar a autenticidade de documentos, era preciso usar assinaturas à caneta, carimbos, selos, reconhecimento em cartório e outros recursos. O certificado digital padrão ICP trouxe segurança jurídica aos negócios garantindo a confiabilidade das assinaturas digitais. Assim foi possível, por exemplo, criar um ambiente novo de interação entre a Receita Federal e os contribuintes. Vários projetos dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), passaram a exigir certificado digital. A NF-e é o maior deles. Em 2011, as empresas brasileiras emitiram 3,15 bilhões de notas eletrônicas modelo A1, o que significa uma economia de papel equivalente a 1,5 milhão de árvores. Isso há oito anos.
Economia Verde
Há quase 30 anos, quando foi realizada a ECO-92 – Rio de Janeiro – um dos temas em debate era o desafio de se aliar tecnologia, sustentabilidade e meio ambiente ao mundo corporativo. O conceito de sustentabilidade era nulo. Poucos ou quase ninguém conheciam o seu significado, tão pouco acreditavam nos seus benefícios.
Para o consultor especialista em gerenciamento eletrônico de documentos (GED), Stefano Kubiça, usar a tecnologia da certificação digital para substituir os documentos em papel pelos eletrônicos é contribuir para a sustentabilidade ambiental. “Além de usar menos papel, temos a economia de impressão, transporte, digitalização e outros”.
O ex-presidente do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Renato Martini, também está seguro da importância do tema da desmaterialização de processos que ocorrerá com a economia verde. “Ainda é um tema abstrato, distante dos pensadores e ativistas da questão ambiental, mas nós, como interessados na questão da certificação digital, podemos e devemos provocar essa inserção”.
Muitas instituições começaram a usar a ferramenta com as declarações da Receita Federal e a nota fiscal eletrônica (NF-e) a partir de 2007 e hoje já usam para uma série de aplicações, vivendo a fase de transição dos arquivos físicos para os eletrônicos. A desmaterialização na área das empresas de contabilidade, por exemplo, é gigantesca, com a escrituração dos livros de entrada e saída e vários outros documentos.
“Além da economia tangível, com a eliminação de papel, redução de impressão, arquivamento, transporte e manipulação de documentos, temos aquela intangível, de otimização do processo e contribuição ao meio ambiente”, garante o vice-presidente de operações da SulAmérica, Marco Antunes. A SulAmérica Saúde foi a primeira empresa do segmento a adotar a tecnologia da certificação digital para a troca de documentos eletrônicos com seus prestadores de serviços.
Diversas empresas que adotaram a desmaterialização de documentos e processos com a certificação digital asseguram que os resultados são compensadores. A Telefônica, de São Paulo, chegou a eliminar o consumo de 2,3 milhões de folhas de papel por ano, economizando R$ 400 mil anuais com o uso da tecnologia digital em detrimento do uso do documento físico.
Apenas com a adoção da nota fiscal eletrônica (NF-e), empresas como a Souza Cruz, Coca-Cola e outras presentes no Brasil tiveram economia considerável. A Porto Seguro, que atua no ramo de seguros, informa que somente com gastos em cartório para reconhecimento de firmas, economiza R$ 15 mil por mês. A certificação digital permitiu que contratos sejam fechados a distância provando que a tecnologia da informação está à serviço da economia e do meio ambiente.
Outro exemplo é a FELUMA (Fundação Educacional Lucas Machado), mantenedora de quase uma dezena de outras instituições, iniciou em 2017 em parceria com a empresa ARQUIVAR para implementar a gestão eletrônica de documentos, incluindo um módulo de sistema para a assinatura digital dos documentos acadêmicos de alunos, atendendo as exigências de portarias do Ministério da Educação. Hoje diversos processos que demandam certificações e assinaturas, são feitos via certificação digital com envio dos dados eletronicamente e despendendo um curto prazo de tempo para a realização de todos os tramites”, afirma Gustavo Azevedo, Gerente Comercial da Arquivar.
Mesmo que o fator econômico ainda seja a principal mola propulsora do uso da tecnologia para a substituição dos documentos físicos pelos digitais, a tendência, segundo especialistas, é que a percepção da relação direta da sustentabilidade com a economia continue a crescer substancialmente nas empresas.
“É um novo imperativo comercial. Nada demonstra mais uma má experiência do cliente do que ele ter que esperar que alguém imprima um documento, aplique uma assinatura e envie por correio ou fax de volta. As ferramentas para o processo digital existem a muitos anos e funcionam. Infelizmente alguns setores continuam ligados a processos baseados em papel porque estão acostumados com esse método. Não é uma questão tecnológica, mas sim de cultura e mudança necessária”, afirma Peggt Winton, CEO da AIIM (Association for Information and Image Management).
